23 Grundregeln der Kommunikation – Wie Du Interessenten gewinnst
“Was immer du schreibst – schreibe kurz, und sie werden es lesen, schreibe klar, und sie werden es verstehen, schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten.” (Joseph Pulitzer)
“Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann rufe nicht die Menschen zusammen, um Holz zu sammeln, Aufgaben zu verteilen und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem großen, weiten Meer.” (Antoine de Saint-Exupéry)
“Der Wurm muß dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.” (Volksweisheit)
Du willst mitmachen? Dann solltest Du unbedingt die Grundregeln für eMails, Leserbriefe und auch sonst jede Art der Kommunikation beherzigen, wenn Du bei Adressaten etwas erreichen willst.
Du kannst weitaus mehr erreichen, wenn Du so schreibst, dass Deine Botschaft den Empfängern möglichst gut gefällt. Es gilt unbedingt: “Der Wurm muß dem Fisch schmecken, nicht dem Angler” (kann man nicht oft genug wiederholen). Bitte beherzige diese Ratschläge, sonst wird es nur frustrierend, wenn Deine Adressaten nicht zuhören.
Das solltest Du auf keinen Fall tun
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Adressaten in cc – es verärgert jeden in cc, wenn ihre Mailadressen von fremden Personen gesehen werden. Wenn Du jemanden in Kenntnis über Deine Mail setzen willst, dann nur in bcc (blind copy). Sorge in diesem Fall dafür, dass bcc-Empfänger bloß nicht die Adressaten kontaktieren. - Massenmails – es verärgert jeden, wenn man dem Absender keine persönliche Mail wert ist.
- Anhänge und alles, was umständlich ist und die Mails unnötig vergrößert (z.B. überflüssige Grafiken) – das verärgert insbesondere jeden Smartphone-Benutzer, der seine Mails abruft und dem Datenvolumen berechnet wird. Auch pdf-Dateien sind für Smartphone-Nutzer ärgerlich (schwer zu lesen, fressen Speicherplatz).
- Lesebestätigungen – nerven jeden
- Unfokussierte Texte – rauben Zeit
- Unhöflichkeiten
- Unter Druck setzen
- Wiederholungen
- Kunterbunte Mischung von Formaten. Wer zu viele Schriftarten, Schriftfarben, Schriftgrößen etc. einsetzt, wird zu Recht für ein Spielkind gehalten. Spielkinder nimmt niemand ernst.
Das solltest Du tun
- Recherchiere über Deine Adressaten und prüfe, ob sie überhaupt interessant, offen und den Aufwand wert sind.
- Denke Dich sich in die Personen hinein. Welche Probleme haben sie? Was wollen sie? Zeige Ihnen auf, wie sie es mit neo konkret erreichen können.
- Belehre nicht, sondern stelle Fragen: “Wie wollen Sie ihr Ziel X oder Ihre Forderung Y konkret umsetzen? Aus welchen Gründen sehen Sie welche Mehrheit für Ihr Ziel / Ihr Konzept?”
- Schreibe Dir unter keinen Umständen den Frust von der Seele. Je sachlicher Du schreibst, desto ernster nimmt man Dich.
- So kurz wie möglich und so lang wie nötig schreiben, eMails idealerweise mit so wenig Text, daß man nicht scrollen muß, und Briefe auf maximal 2 Seiten.
- Mails so klein wie möglich halten (idealerweise unter 100 KB)
- Auf 1 Thema fokussieren. Keinesfalls mehr als 2 Themen ansprechen (mehr Themen nur in separaten Mails / Briefen).
- Verwende direkte Links auf Webseiten, die Dein Anliegen untermauern, sei aber fokussiert und sparsam (nicht mehr als 3-4 pro Mail). “Direkte Links” bedeutet: Nicht auf die Startseite verlinken und die Adressaten nach Infos suchen lassen, sondern (sofern vorhanden) auf genau die Unterseite verlinken, die Dein Thema untermauert.
- Deine Kontaktdaten gehören unter jede Mail und jeden Brief. Mit Name, Mailadresse und Telefonnummer, evtl. auch Anschrift – also maximal 5 Zeilen.
- Niemals beleidigen oder abwerten, sondern Brücken bauen! Auch, wenn viele Leute ignorant sind – vielleicht sind sie es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr. Wenn Du in einer Diskussion mit einem beleidigenden Ignoranten bist: Du wirst ihn ohnehin nicht gewinnen können. Schreibe Deine Antworten so, dass lesende Dritte Dich überzeugender und sympathischer finden. Führe die Gegner vor, indem Du Argumente nennst, während sie sich auf Beleidigungen beschränken. Dann wirst Du um so mehr “lesende Dritte” für Dich gewinnen.
- Achte auf Dein Timing. Hat jemand heute kein Problem mit einem Thema, hat er es eventuell nächstes Jahr – und genau dann ist der richtige Zeitpunkt. Bedenke: Bei vielen Adressaten hast Du nur eine Chance. Wenn Du sie versiebst, weil Du diese Grundregeln nicht befolgst, erhältst Du in den seltensten Fällen eine zweite Chance.
- Bleibe am Ball, wenn es sich lohnt. Verschwende keine Zeit, wenn es sich nicht lohnt.
- Respektiere, wenn jemand ignorant sein will, und brich den Kontakt höflich oder wortlos ab.
- Briefe sind etwas Besonderes. eMails gehen unter. Es steigert die Chancen drastisch, wenn Du einen Brief per Post statt eine eMail versendest.